- اصول طراحی و مبلمان فضاهای اداری
1-1- اصول طراحی فضاهای اداری
1-1-1- استانداردهای اداری

در صد سال گذشته سنت جاری برای مدیران بدین نحو بود که هر مدیر خود را در یک اتاق نسبتاً محدود جای داده تا فارغ از مزاحمت دیگران به کار کارمندان که در اتاق های بزرگتری مستقر بودند نظارت نماید. تعداد و اندازه این اتاق ها مناسب با وسیعتر شدن فعالیتها تغییر می نمود و گاهی دامنه این تغییرات موجب می گردید که یا به ساختمان اضافه شود و یا به ساختمان بزرگ دیگری نقل مکان نمایند.
این تغییرات که متضمن دور شدن برخی بخش ها از هم گردید نیاز به وسائل ارتباطی را ضروری می نموده تا قبل از آن پیام ها به صورت یادداشت ارتباط بین نقاط مختلف تشکیلات را تامین می نمود. با وسیعتر شدن تشکیلات نارسائی این شیوه آشکار شد.لازمه ی تصمیم گیری های قاطع و مشخص،آگاه بودن از کلیه ی اطلاعات موجود می باشد و تضمین کننده چنان شرایطی وجود ارتباط سریع و مطمئن می باشد. بنابراین عدم کارایی تشکیلات قدیمی اداری دگرگون نمودن وضع موجود را اجباری می نمود.
حدود ده سال پیش ابتدا در کشور آلمان و سپس در کشورهای اسکاندیناوی و انگلستان وجود یک نوع شباهت بین عملکرد اداری و خط تولید کارخانه مورد توجه قرار گرفت.در یک تشکیلات اداری کارهای جاری در یک چرخش مشخص در جریان بوده و کلیه ی کارمندان همراه با روسا در یک رابطه نزدیک و معلوم قرار داشتند و اطلاعات نیز مانند مواد اولیه بین افراد توزیع می شدند.
روند این تشکیلات مانند یک واحد صنعتی می بایست قادر باشد.با استفاده از تکنیک های جدید در مقابل نیازها و خواسته های جدید خود را متحول نماید.
در نگرش جدید اساسی ترین نیاز یک اداره به صورت زیر مشخص می گردد:
1- ضرورت وجود یک ارتباط نزدیک فیزیکی و ارگانیکی بین کارمندان.
2- وجود فضا و تجهیزات موردنیاز متناسب با تحولات جدید.
3- ترکیبی از فضاهای متنوع و خوشایند که قابلیت انعطاف نیز داشته باشد.

 

بدین ترتیب ساختمان اداری در مسیر تحول خود از یک سلسله اطاق های مجزا به اداره- باز(open-office)یعنی فضایی که تعدادی کارمند با کار مشابه و یا پیوسته به هم را در خود جای می دهد را تغییر شکل یافت.فضایی که کارمندان را به راحتی و بدون تشویش خاطر به کار مشغول شدند.طراحی چنین فضایی Planned open office نام گرفت.تصور داشتن یک چنین محیطی برای مدیران به قدری جذاب بود که در اوان امر آنان را به عمل زدگی دچار نمود.بدون اینکه قبل از حمل،مشکلات و نارسائی های آن را مورد مطالعه و دقت قرار دهد.مزیت سیستم های باز به سیستم های بسته اداری علاوه بر رعایت آزادی های فردی در محیط کار و ارتباط فضایی سلول های تشکیل دهنده ،قابلیت تحرک و تبدیل و همچنین انعطاف پذیری فضاهای آن است که تغییرات طرح تشکیلاتی را به راحتی امکان پذیر نخواهد کرد.
صرفه جویی در زیربنا از نکات مثبت این سیستم است و اجرای صحیح آن از اتلاف زیر بناهای گم شده در کریدور و اطاق های کوچک جلوگیری می نماید.تفکیک های جدید پانل های داخلی شامل دیدهای باز و بسته درب های کشوئی،فضای سبز داخلی،سیستم گرمازا و سرمازای همگانی،فضاهای همگانی که از نظر بازآوائی کنترل شده اند و ماشین های تایپ بی صدای کامپیوتری،گردش کار و نحوه ی استقرار کارمندانی که تمایل به فعالیت زیاد با یکدیگر دارند و همچنین نحوه پذیرش ارباب رجوع فضاهای انتظار و کنترل آنها در یک سیستم باز مورد توجه و مطالعه دقیق قرار گیرد.
2-1-1- مبانی محاسبات سطوح زیر بنا
در بررسی تعداد کارمندان موردنیاز تنها تکیه کردن به کارمندان موجود کافی نبوده و معمولاً در روند مطالعه است که تعداد آنها مشخص می گردد.
پیش بینی ماکسیمم تعداد کارمندان موردنیاز در جهت جلوگیری از ازدحام بسیار موثر می باشد.
استفاده از اداره- باز بازده کارمندان را بالا برده و در کاهش تعداد موثر خواهد بود.داشتن شمای تشکیلاتی که وظایف واحد و نحوه ی ارتباط آنان با یکدیگر را نشان می دهد بسیار ضروری می باشد.همانطور که اشاره شد سطح زیربنای اداری رابطه مستقیم با نوع فعالیت و نیازمندی های آن موردنظر بوده و رتبه شغلی کارمندان نقشی در نحوه ی طبقه بندی نداشته است.در این نمودار اطلاعات به شکل زیر طبقه بندی می گردد.
1- عملکرد کارمند چه در ارتباط با مذاکرات مستقیم و چه در موارد حمل اوراق به مکان های مختلف در تمامی سطح اداره مشخص می گردد.
2- شیوه نقل مکان اوراق و اطلاعات چه به وسیله دست انسان و چه به وسیله وسائل مکانیکی و همچنین تقدم و تاخر آنها مشخص خواهد شد.
3-وسائل ارتباط مانند تلفن-تلویزیون مدار بسته فارغ از شکل فضا و همچنین فاصله بین استفاده کنندگان خواهد بود.
با تجزیه و تحلیل اطلاعات فوق می توان از جابجایی ها،رفت و آمدهای داخلی و یا خارجی آگاه شد و سیستم وسائل و نوع تجهیزات موردنیاز را مشخص نمود.

در بررسی و تحقق روند اداری بخش های عمده ی زیر مشخص می گردد:
1-سازمان و عملکرد هر واحد
2-فعالیت های درونی هر واحد
3-نحوه ی کار دسته جمعی
4-فعالیت های فردی هر شخص در موقعیت شغلی خود
5-ارتباطات
6-انبار مشتمل از جنبه های فردی-گروهی-اطلاعات مرکزی بایگانی
7-سرویس های پشتیبانی شامل تایپ-اطلاعات-نامه رسانی و غیره
8-جلسات
9-استراحت
10-خدمات رفاهی
در جهت ارزیابی فضای موردنیاز می بایست واحد سطح اداری تعریف گردد.
سرانه سطح(اداری-باز) فضای کلان اداره و فضای ارتباطی بین آن را شامل می گردد.فضاهای مربوط به راه پله ها-آسانسور-سرویس ها و دیگر فضاهایی که در خارج از یک فضای سنتی اداری پیش بینی می گردد جزء این محاسبه نخواهد بود.

تجربیات نشان می دهد که متوسط سرانه اداری-باز حدود ده پانزده مترمربع برای هر کارمند خواهد بود.با مطالعاتی که روی65 سطح اداری-باز توسط دانشگاه ناتینگهام صورت گرفته این سرانه تایید گردیده است.در بررسی های بعدی عوامل دیگر مانند تعداد غیر عادی و نسبتاً بالای کارمندان ارشد در یک واحد اداری و یا کارشناسان مشخص با وسائل خاص خود و یا نیاز به بایگانی های وسیعتر از حد معمول مورد توجه قرار خواهد گرفت.
با شناخت از سیستم اداری یک موسسه و مطالعه روی فعالیت های فردی و گروهی آن کیفیت انجام کار محقق خواهد شد.فعالیت های پایه ای یک کارمند شامل حجم اوراقی که می خواند و یا مقدار متنی که می نویسد و حجم استفاده وی از مشخص کننده دو مطلب خواهد بود.اول اینکه ارتباط هر فرد با دیگر اعضاء گروه چگونه است و دوم اینکه لوازم و تجهیزات به مقدار کافی و جای مناسب خود قرار دارند.
در پایان این مطالعات ما به یک جمع بندی کلی که در مورد چگونگی مبلمان یک اداره-باز می باشد خواهیم رسد به نحوی که کار آنی را تا حد ممکن افزایش دهد.
به طور مثال یک میز سنتی اداری با ابعاد 48x361 سانتیمتر که روی چهار پایه مستقر بوده و دارای کشوهای متعدد می باشد بیشتر از آن مقدار که نیازهای کارمند را مرتفع می نماید اشغال کننده خواهد بود.
کشوهای اینگونه میزها اغلب بعنوان یک انبار اختصاصی مورد استفاده قرار می گیرند.در صورتیکه تقسیم بندی فضای اداری به نحوی ارگانیک انجام گیرد پروسه ی جریان اوراق به نحوی ارزیابی خواهد شد که کاهش اینگونه فضاها را شامل گردد.به طور مثال یک کارمند می تواند تنها مقداری کاغذ که برای مصرف روزانه اش کافی است دریافت نموده و او را از وسوسه ی ذخیره نمودن کاغذ و فایل بیش از نیاز روزانه بر حذر داشت.این نگرش جدید در بایگانی اداره ها هنوز مورد توجه سازندگان وسائل و تجهیزات اداری به تناسب نوع فعالیت ها مورد دسترس نبوده به نحوی که بتوان با کنار گذاشتن مدل سنتی مستطیل شکل تا اداره-باز می توان گفت که تجربه اداره-باز چه در جهان و چه در کشور ما(بانک ها و دفاتر خصوصی مانند آتلیه مهندسین مشاور)راندمان مناسب کاری را نشان داده است و به همین جهت در سال های اخیر طراحان متوجه ترکیباتی از فضای ساختمان اداری شده اند که ضمن آنکه محدوده هر کارمند پاسخگوی نیازهای فردی می باشد در مجموع تصوری از این مجموعه واحد و احساسی از وابستگی و هم خانواده بودن را تداعی خواهد نمود.

-1-1- جمع بندی مسائل مطرح در طراحی ساختمان های اداری
الف)ساختمان دفتر باید انجام کار دفتری را از نظر ارسال اطلاعات،شیوه کار،فیزیولوژی،روانشناسی و جامعه شناسی به نحو احسن و شایسته امکان پذیر سازد.
ب)ساختمان دفتر کار باید طوری باشد که بتوان کلیه ارتباطات و مکاتبات را در چارچوب تشکیلات موجود و یا در چارچوب اسکلت های متغیر سازمانی سریعاً و بدون آنکه در ساختمان تغییرات اساسی انجام شود انجام داد.
پ)محل های کار و همچنین گروه های کار که دائماً با یکدیگر در حال تماس می باشند نباید در طبقات مختلف ساختمان جا داده شوند.
ث)ساختمان دفتر کار باید موجب تسریع و پیشبرد مبادله اطلاعات غیر رسمی گردیده و آن را به تعویق نیاندازد.
ج)گسترش قسمت های کوچک ساختمان دفتر کار در جهت خارج امکان پذیر نخواهد بود.
چ)تعداد بسیار کمی از دیوارهای توپر باید فضای طبقه ی دفتر کار را به قسمت های کوچکتر تقسیم کند.
د)شرایط فنی،روشنایی،تهویه مطبوع،آگوستیک و دید واقعی باید در سرتاسر فضای کار در نظر گرفته شود به نحوی که محل و لوازم کار را بتوان بدون توجه به جهت ساختمان در هر وضع قرار داد.
ر)هر محل کار باید با محیط خارج دارای تماس بصری بوده و این تماس نباید تا پنجره دید بیش از سی متر فاصله داشته باشد.
ژ)ارتفاع اتاق باید 70/2 تا 3 متر باشد.ارتفاع بیشتر، از احساس ذهنی مشخص نسبت به فضای داخلی دفتر که در اثر وضع قرار دادن
اثاثیه بوجود می آید می کاهد.
ش)رنگ نور چراغ باید مشابه روشنایی روز باشد.
-برای تعیین میزان یا نسبت صدا،مساحت بقیه دفتر کار باید مابین 1000 تا 1500 مترمربع بوده،شکل آن تقریباً مربع و هفتاد تا هشتاد نفر دائماً در آن مشغول به کار باشند.
-از تولید مبدا در اثر ضربه و انعکاسات صدا باید خودداری شود به این معنی که جهت گروه کار باید از سقف های تخته ای و آگوستیک و پوشش های دیواره،پرده ها و انواع تجهیزات استفاده گردد.
-گروه های کار باید از یکدیگر جدا بوده و ما بین آنها دیواره های جداکننده تاشو برقرار باشد.ارتفاع دیوار جداکننده برای افراد نسشته در حدود 140 سانتیمتر و برای افراد ایستاده یا در حال قدم زدن 180 سانتیمتر باشد. (تهیه و تنظیم: رکسانا عاطفی)